Bagaimana Membuat WBS yang Benar

WBS (Work Breakdown Structure) adalah fitur yang krusial bagi manajemen proyek yang baik. Semakin baik WBS, akan semakin baik pelaksanaan manajemen proyeknya. Mari simak bagaimana membuat WBS yang benar dalam mendukung manajemen proyek yang baik.

Sepanjang yang saya tahu, hampir tidak ada engineer proyek yang membuat WBS dengan benar. Boro-boro benar, membuat saja sangat jarang. Padahal fungsi WBS sangat krusial bagi manajemen proyek karena WBS ini nantinya menjadi dasar dalam membuat berbagai proses proyek, seperti:

•   Pembuatan schedule
•   Analisis Risiko
•   Cost budgeting
•   Proses procurement
•   dan lain-lain

Jika WBS tidak dibuat, bagaimana mereka dapat melakukan proses-proses di atas dengan baik? So, wajarlah jika proyek sering dikerjakan dengan begitu sulitnya dan sering terlambat. Hal ini lantaran ketiadaan WBS membuat pelaksanaan proyek berjalan seperti tanpa peta yang jelas. Petunjuk membuat WBS berikut semoga memberikan pengetahuan dan membantu dalam membuat WBS proyek:

1.         WBS adalah daftar seluruh aktifitas (100% Rules)

2.         Bentuk WBS dapat berupa format hierarki struktur organisasi dan format outline teks.

3.         Dibuat berdasarkan deliverables, process, dan project phase

4.         Tidak menunjukkan sequence pekerjaan.

5.         Dibuat oleh orang yang kompeten dan yang akan mengerjakan proyek itu sendiri.

6.         Mendefinisikan elemen pekerjaan dengan kata benda dan kata sifat – bukan kata kerja.

7.         Gunakan kode untuk menunjukkan identitas dan level hierarki pada semua elemen.

8.         Harus memenuhi fungsi proyek dan persyaratan

9.         Item WBS harus bisa dipertanggung jawabkan.

10.       Prosesnya merupakan iteratif sedemikian disepakati lingkup yang terlihat dapat dijadikan suatu dasar (baseline)

11.       Minimal terdiri atas dua level dimana terdiri atas satu level hasil dekomposisi

12.       Pendetailan level harus optimal. Tidak terlalu detil dan tidak terlalu general.

13.       Level terendah bersifat subyektif tergantung kondisi proyek, namun harus bersifat:

• Manageable : Sehingga tingkat detil haruslah disepakati oleh pihak tertentu terkait dengan ini.
• Integratable : Sedemikian total paket dapat tergambarkan
• Measurable : Untuk tujuan progress
• Sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaan aktifitas dapat diperkirakan dengan akurat
• Durasi untuk pelaksanaan aktifitas dapat dibuat
• Orang lain dapat memahami tindakan yang diambil

 Gambar contoh WBS pada suatu sepeda

Tingkat detil sangat tergantung pada kegunaannya. Bagi Owner bisa jadi agak general. Sedangkan bagi Konsultan QS cukup detil untuk kebutuhan budgeting. Bagi kontraktor setidaknya memiliki tingkat detil yang sama dengan konsultan QS. Namun jika melihat kondisi yang ada, Kontraktor mungkin harus 1-2 level lebih detil dari konsultan QS karena kontraktor dituntut untuk lebih rinci menterjemahkan resources atau biaya yang diperlukan untuk suatu aktifitas pada level terendah yang ditentukan oleh konsultan QS. Ini tentu sangat tergantung dari tingkat detil yang ditentukan oleh konsultan QS.

Membuat WBS pertama kali untuk pekerjaan yang kompleks tentu pekerjaan yang sangat berat karena harus mendetilkan keseluruhan pekerjaan. Oleh karena itu dapat dilakukan dengan dibuat oleh beberapa orang dengan latar belakang disiplin ilmu yang berbeda sesuai dengan pembagian bidang dari WBS seperti pembagian pekerjaan gedung menjadi pekerjaan sipil, arsitektur, mekanikal, dan elektrikal.

Ada baiknya jika merasa suatu WBS pada pekerjaan tertentu untuk suatu jenis proyek yang sudah dilaksanakan dengan baik menjadi suatu data base atau WBS dictionary. Ini akan membantu dalam pembuatan WBS pada proyek berikutnya.